Google Workspace oder Microsoft 365? Die ehrliche Antwort für dein KMU

Kaum ein Digitalisierungsprojekt, bei dem die Frage nicht in der ersten halben Stunde fällt: «Google oder Microsoft?» Und kaum eine Frage, zu der so viel Halbwissen und Glaubenskrieg im Umlauf ist.

Die ehrliche Antwort vorweg: Beide Pakete sind ausgereift, beide kosten ähnlich viel, und mit beiden arbeitest du um Welten besser als mit dem Gebastel aus Gratis-Mail, USB-Stick und Offerte_final_v7.docx. Es gibt kein «besser» — es gibt nur «passt besser zu deinem Betrieb». Und das lässt sich sauber herausfinden.

Was beide gleich gut können

Damit wir über die richtigen Dinge streiten, zuerst das Gemeinsame. Mit beiden bekommst du:

• E-Mail und Kalender auf deiner eigenen Domain, sauber auf allen Geräten
• Cloud-Ablage mit gemeinsamen Ordnern statt Dateien-Ping-Pong per Mail
• Dokumente, Tabellen und Präsentationen, gemeinsam und gleichzeitig bearbeitbar
• Videoanrufe ohne Extra-Abo
• Zentrale Verwaltung: Mitarbeiter kommt, Mitarbeiter geht — ein Konto an- oder abschalten, fertig

Das Fundament ist also bei beiden gelegt. Die Unterschiede stecken im Alltag.

Der wichtigste Unterschied: Desktop-Programme oder Browser

Microsoft 365 liefert dir (ab der Standard-Stufe) das echte, installierte Office: Word, Excel, Outlook und PowerPoint als vollwertige Programme auf dem PC — plus die Web-Versionen.

Google Workspace ist konsequent für den Browser gebaut: Gmail, Docs, Sheets, Drive. Es gibt nichts zu installieren und nichts zu aktualisieren; dafür gibt es auch kein «richtiges» Excel.

Warum das entscheidend ist: Wer den ganzen Tag in Excel lebt — verschachtelte Formeln, Pivot-Tabellen, Vorlagen vom Treuhänder —, wird mit Google Sheets nicht glücklich. Die Grundfunktionen sind da, aber bei jeder komplexen Datei beginnt das Formatierungs-Roulette. Umgekehrt gilt: Wer Briefe schreibt, einfache Listen führt und vor allem unterwegs arbeitet, schleppt mit dem vollen Office-Paket Gewicht mit, das er nie braucht.

Die Preise in Franken

Grössenordnung pro Person und Monat, im Jahresabo:

• Google Workspace: Starter rund CHF 7.–, Standard rund CHF 14.–
• Microsoft 365: Business Basic rund CHF 6.– (nur Web-Versionen), Business Standard rund CHF 13.– (mit installiertem Office), Business Premium rund CHF 23.– (dazu erweiterte Sicherheit und Geräteverwaltung)

Für einen Fünf-Personen-Betrieb reden wir also über CHF 400.– bis 800.– im Jahr in den üblichen Varianten. Kein Pappenstiel, aber: Rechne dagegen, was eine einzige verlorene Offerte kostet, weil die Datei «irgendwo» lag.

Die fünf Fragen, die entscheiden

1. Lebt euer Alltag in Excel? Kalkulationen, Makros, Auswertungen mit zig Formeln → Microsoft 365. Ohne Diskussion.
2. Tauscht ihr laufend Office-Dateien mit Treuhänder, Ämtern, Architekten? Wer ständig fremde Word- und Excel-Dateien bekommt und zurückschickt, fährt mit dem Original stressfreier → Microsoft 365.
3. Arbeitet ihr vor allem im Browser und auf dem Handy? Werkstatt, Baustelle, unterwegs, wenig Büro-Tradition → Google Workspace ist schlanker und schwerer kaputtzukriegen.
4. Wer verwaltet das Ganze? Niemand mit IT-Hut im Haus → Workspace ist in der Verwaltung deutlich einfacher. Microsoft kann mehr, verlangt dafür aber auch mehr Einarbeitung.
5. Hängt Branchensoftware dran? Viele Schweizer Branchenlösungen docken an Outlook oder Exchange an. Wenn ja → Microsoft 365, sonst kämpfst du gegen deine eigenen Werkzeuge.

Zähl zusammen: Mehr Treffer bei 1, 2 und 5 → Microsoft. Mehr bei 3 und 4 → Google.

Was ich in der Praxis sehe

Zwei Muster begegnen mir immer wieder. Erstens: Der Betrieb zahlt Business Premium für alle — und nutzt Mail und Word. Das ist ein Abo fürs schlechte Gewissen. Zweitens: alles auf privaten Gratis-Konten, Dateien per WhatsApp, Ablage «auf dem PC vom Chef». Das rächt sich spätestens beim ersten Personalwechsel.

Und noch etwas: Ein späterer Wechsel von einem System zum anderen geht, ist aber Zügeln mit dem ganzen Hausrat. Lieber einmal in Ruhe entscheiden als zweimal einrichten.

Mein Fazit

Als Faustregel: Büro-lastiger Betrieb mit Excel-Tiefgang, Windows-PCs und Branchensoftware → Microsoft 365. Betrieb, der im Browser und auf dem Handy lebt und es einfach halten will → Google Workspace.

Wichtiger als die Markenfrage ist ohnehin die Einrichtung: eigene Domain (warum die Pflicht ist, habe ich hier aufgeschrieben), saubere Ablagestruktur, klare Zugriffe von Anfang an. Ein schlecht eingerichtetes Microsoft 365 schlägt kein gut eingerichtetes Workspace — und umgekehrt.

Bei der KMU-Digitalisierung richte ich beide ein. Welches zu deinem Betrieb passt, sage ich dir ehrlich vorher — nicht hinterher. Meld dich, die Fünf-Fragen-Runde oben dauert bei einem Kaffee keine halbe Stunde.