Microsoft 365 sichert deine Daten nicht so, wie du denkst

«Das liegt ja alles in der Cloud, das ist gesichert.» Diesen Satz höre ich in fast jedem Erstgespräch. Er ist halb richtig.

Richtig ist: Microsoft verliert deine Daten nicht. Die Rechenzentren sind mehrfach abgesichert. Wenn dort eine Festplatte stirbt, merkst du nichts davon. Gegen das, was in einem KMU tatsächlich schiefgeht, schützt das aber nur begrenzt:

• Jemand löscht aus Versehen den falschen Ordner — und merkt es erst Monate später.
• Ein Verschlüsselungstrojaner macht alle Dateien unbrauchbar, und OneDrive synchronisiert den Schaden brav in die Cloud.
• Eine Mitarbeiterin verlässt den Betrieb, ihr Konto wird gelöscht, um die Lizenz zu sparen. Drei Monate später fragt ein Kunde nach der Offerte, die sie ihm damals geschickt hat.
• Ein Angreifer kapert ein Admin-Konto und löscht, was er findet.

Verfügbarkeit ist nicht dasselbe wie ein Backup

Microsoft spricht selbst von geteilter Verantwortung: Microsoft sorgt dafür, dass der Dienst läuft. Für deine Daten, deine Konten und wer worauf Zugriff hat, bist du verantwortlich. Das ist wie bei einer Mietwohnung — der Vermieter schaut, dass das Haus steht. Für das, was in deiner Wohnung kaputtgeht, brauchst du die Hausratversicherung.

Dazu kommt ein Denkfehler bei der Synchronisation: OneDrive, SharePoint und Google Drive sind keine Kopie deiner Daten, sondern dieselben Daten an mehreren Orten. Löschst du eine Datei auf dem Laptop, ist sie überall weg. Synchronisation verteilt Fehler genauso zuverlässig wie Änderungen.

Was Microsoft 365 zurückholt — und wie lange

Ganz schutzlos bist du nicht. Microsoft 365 hat eingebaute Netze, aber mit Fristen. Bei den Standardeinstellungen gilt:

• E-Mails: Gelöschte Mails landen im Ordner «Gelöschte Elemente». Was von dort entfernt wird, lässt sich noch 14 Tage zurückholen. Die Administratorin kann die Frist auf 30 Tage verlängern.
• OneDrive und SharePoint: Gelöschte Dateien bleiben über zwei Papierkörbe insgesamt 93 Tage wiederherstellbar.
• Ganzes OneDrive zurücksetzen: Nach einem Trojaner kannst du dein OneDrive auf einen beliebigen Zeitpunkt der letzten 30 Tage zurückdrehen. Das ist die wichtigste Notbremse, die viele nicht kennen.
• Versionen: Ältere Versionen von Word- und Excel-Dateien bleiben im Versionsverlauf erhalten.
• Gelöschte Benutzerkonten: Postfach und OneDrive bleiben nach dem Löschen standardmässig 30 Tage erhalten. Danach sind sie weg, endgültig.

Und bei Google Workspace?

Ähnlich, mit anderen Zahlen:

• Drive und Gmail: Der Papierkorb hält 30 Tage. Nach dem endgültigen Löschen kann die Administratorin Dateien und Mails noch 25 Tage über die Admin-Konsole wiederherstellen.
• Gelöschte Benutzerkonten: lassen sich 20 Tage lang wiederherstellen.
• Google Vault, in den grösseren Abos enthalten, ist ein Archiv für rechtliche Aufbewahrung. Es hilft bei Streitfällen, ist aber kein bequemes Backup zum Zurückspielen.

Welches der beiden Systeme besser zu deinem Betrieb passt, steht im Vergleich Google Workspace oder Microsoft 365?

Wo die eingebauten Netze reissen

Die Fristen klingen grosszügig. In der Praxis reichen sie in vier Fällen nicht:

1. Der Fehler fällt zu spät auf. Der Projektordner, der vor vier Monaten gelöscht wurde, ist nach 93 Tagen endgültig weg. Und solche Fehler fallen fast immer spät auf — dann, wenn man den Ordner braucht.
2. Der Angreifer war gründlich. Wer ein Admin-Konto übernimmt, kann auch Papierkörbe leeren und Konten löschen. Die eingebauten Netze liegen im selben System wie der Schaden.
3. Der Austritt. Konto gelöscht, 30 Tage vergehen, Postfach und Dateien sind weg. Das ist der häufigste Fall, den ich sehe.
4. Die Aufbewahrungspflicht. Buchungsbelege müssen in der Schweiz zehn Jahre aufbewahrt werden. Wer Rechnungen und Belege nur im Postfach hat, hat mit einem Papierkorb kein Archiv.

So sicherst du dich richtig ab: der Plan für einen Nachmittag

1. Ein echtes Backup dazunehmen. Ein Backup-Dienst kopiert jeden Tag automatisch Mails, OneDrive, SharePoint und Teams an einen getrennten Ort. Das kostet typischerweise einige Franken pro Person und Monat. Microsoft bietet mit «Microsoft 365 Backup» eine eigene Lösung an, abgerechnet nach Datenmenge — praktisch, aber innerhalb von Microsoft. Daneben gibt es spezialisierte Anbieter, viele mit Speicherort in der Schweiz oder der EU. Achte auf vier Punkte:

• Läuft täglich automatisch, ohne dass jemand daran denken muss.
• Hat einen eigenen Zugang, getrennt von deinem Microsoft- oder Google-Konto. Wird das Firmenkonto gekapert, darf das Backup nicht mitfallen.
• Kann einzelne Mails und Dateien zurückspielen, nicht nur alles auf einmal.
• Hält die Daten lange genug — mindestens ein Jahr, für Belege zehn.

2. Die Fristen verlängern, wo es nichts kostet. In Microsoft 365 lässt sich die Frist für gelöschte Mails auf 30 Tage erhöhen. Und wie lange das OneDrive eines gelöschten Kontos erhalten bleibt, kannst du von 30 Tagen auf ein Jahr oder mehr hochsetzen. Zwei Einstellungen, fünf Minuten, kein Franken.

3. Austritte sauber regeln. Das Konto einer austretenden Person nicht einfach löschen. In Microsoft 365 wandelst du das Postfach in ein freigegebenes Postfach um — das braucht bis 50 GB keine Lizenz, und das Team hat weiter Zugriff. Die OneDrive-Dateien vorher an die Nachfolge übergeben.

4. Die Admin-Zugänge schützen. Zweiter Faktor für alle, für Admin-Konten ohne Ausnahme. Und die Admin-Rechte nicht auf dem Konto, mit dem man täglich Mails liest. Warum Zugänge nicht ins Excel gehören, steht hier.

5. Einmal testen. Einmal im Jahr eine Datei und ein Postfach aus dem Backup zurückholen. Ein Backup, das nie getestet wurde, ist eine Hoffnung, kein Backup.

Fazit

Microsoft 365 und Google Workspace sind sehr zuverlässig — als Dienst. Deine Daten vor Fehlern, Angriffen und Austritten zu schützen, bleibt deine Aufgabe. Das Gute daran: Mit einem Backup-Dienst, zwei geänderten Einstellungen und einer sauberen Austrittsregel ist das an einem Nachmittag erledigt und kostet weniger als ein Mittagessen pro Person und Monat.

Wenn du nicht sicher bist, wie es bei euch eingerichtet ist — wer Admin ist, welche Fristen gelten, ob überhaupt ein Backup läuft: Ich schaue es mir mit dir an. Danach weisst du, was fehlt, und was nicht. Hier gehts zum Erstgespräch.