Der Server im Keller muss weg: So zieht ein KMU in die Cloud

Im Keller, gleich neben dem Heizungsraum, brummt ein Kasten. Darauf liegen das Laufwerk «S:», die Branchensoftware, ein paar Excel-Listen, die seit Jahren niemand mehr anfasst, und die Buchhaltung von früher. Was genau alles darauf ist, weiss nur der externe Informatiker, der ein paarmal im Jahr vorbeikommt. Homeoffice läuft über VPN, wenn es denn läuft. Und das Backup? Eine USB-Disk, die jemand am Freitag wechselt. Meistens.

Wenn du dich wiedererkennst: Du bist in guter Gesellschaft. In vielen KMU steht so ein Server. Und fast immer ist der Umzug in die Cloud einfacher, als er aussieht.

Warum der Server ein Risiko ist

Der Server läuft ja — warum also etwas ändern? Weil das Risiko leise wächst:

• Die Software läuft aus. Windows Server 2012 R2 bekommt seit Oktober 2023 keine Sicherheitsupdates mehr, Windows Server 2016 ab dem 12. Januar 2027 nicht mehr — ausser gegen Aufpreis. Ein Server ohne Updates ist ein offenes Fenster.
• Die Hardware altert. Festplatten und Netzteile halten nicht ewig, und Ersatzteile für alte Geräte werden rar. Fällt der Server an einem Montagmorgen aus, steht der Betrieb.
• Erpressungstrojaner. Ein Server, der übers Internet erreichbar ist, damit Homeoffice funktioniert, ist ein beliebtes Ziel. Und die USB-Disk, die gerade angeschlossen ist, wird gleich mitverschlüsselt.
• Das Backup ist ungetestet. Ob es sich zurückspielen lässt, weiss niemand — bis man es braucht.
• Alles hängt an einer Person. Wenn der Informatiker in die Ferien geht oder aufhört, weiss niemand mehr, wie der Server eingerichtet ist.

Was wohin wandert

Die Cloud ist kein einzelnes Gerät, sondern ein paar Dienste, die zusammen den Server ersetzen:

• Dateien: Die gemeinsame Ablage wandert nach SharePoint und OneDrive (Microsoft 365) oder in die geteilten Ablagen von Google Drive (Google Workspace). Statt Laufwerk «S:» gibt es Teambereiche, persönliche Dateien liegen im persönlichen Speicher.
• Mail, Kalender, Kontakte: in Exchange Online oder Gmail — mit eurer eigenen Domain. Warum die eigene Domain zählt, steht hier.
• Anmeldung: Statt der Anmeldung am Server gibt es ein Cloud-Konto pro Person, abgesichert mit einem zweiten Faktor.
• Buchhaltung und ERP: Die meisten Schweizer Lösungen gibt es inzwischen als Cloud-Version. Worauf es bei der Auswahl ankommt.
• Branchensoftware: Viele Hersteller bieten eine Cloud-Version an. Wo nicht, läuft die Software auf einem gemieteten Server beim Hoster weiter — oder bleibt vorerst lokal, bis es eine Lösung gibt.
• Drucker und Scanner: Gescannt wird direkt in die Cloud-Ablage oder per Mail, gedruckt übers Netzwerk. Einen eigenen Druckserver braucht es meist nicht mehr.

Welches der beiden grossen Pakete besser zu euch passt, steht im Vergleich Google Workspace oder Microsoft 365?

Was nicht 1:1 geht

Ehrlich gesagt: Ein paar Dinge brauchen beim Umzug Aufmerksamkeit.

• Laufwerksbuchstaben und Verknüpfungen. Excel-Dateien, die auf «S:\Projekte\…» verweisen, und Makros mit festen Pfaden funktionieren danach nicht mehr. Die findet man am besten vorher.
• Alte Access-Datenbanken. Sie vertragen es schlecht, wenn mehrere Leute gleichzeitig über einen Cloud-Ordner darauf zugreifen. Hier braucht es eine andere Lösung, oft eine kleine Web-Anwendung.
• Sehr grosse Dateien. Pläne, Videos, CAD-Daten: Das Synchronisieren braucht Zeit und eine gute Internetleitung. Das gehört in die Planung.
• Branchenlösungen ohne Cloud-Version. Siehe oben — hier entscheidet der Hersteller mit.

Der Ablauf in fünf Schritten

1. Inventur. Was liegt wo, wer nutzt was, welche Programme laufen, wer hat welche Zugänge? Danach weisst du, was umzieht — und was nicht.
2. Aufräumen. Alte Daten archivieren statt mitschleppen, eine klare Ordnerstruktur festlegen, Berechtigungen bestimmen: Wer sieht was? Den Ballast von fünfzehn Jahren zieht man nicht um.
3. Pilot. Zwei, drei Leute arbeiten zwei Wochen in der neuen Umgebung. Die Stolpersteine zeigen sich hier, nicht am Stichtag.
4. Umzug am Stichtag. Die Daten werden vorab übertragen, am Freitagabend gibt es den letzten Abgleich. Am Montag arbeiten alle in der Cloud — mit einer kurzen Einführung, wo was liegt.
5. Altserver abschalten. Der alte Server bleibt noch einige Wochen nur lesend als Sicherheitsnetz stehen. Danach wird er abgeschaltet, die Festplatten werden sicher gelöscht oder vernichtet, Lizenzen und Wartungsverträge gekündigt.

Ein Backup braucht es trotzdem

Ein verbreiteter Irrtum: «Jetzt ist alles in der Cloud, also ist es gesichert.» Microsoft und Google sorgen dafür, dass der Dienst läuft. Vor versehentlichem Löschen, Erpressungstrojanern und gelöschten Konten schützen die eingebauten Papierkörbe nur begrenzt. Was Microsoft 365 wirklich zurückholt und wie du richtig absicherst, steht in einem eigenen Artikel.

Was kostet das?

Die ehrliche Rechnung vergleicht nicht nur die Abos mit dem Server, sondern alles, was am Server dranhängt:

• Beim Server: Ersatz von Hardware und Lizenzen alle paar Jahre, die Einrichtung, Wartung und Support, Strom, das Backup — und die Stunden, wenn etwas ausfällt.
• In der Cloud: ein Abo pro Person und Monat, dazu die einmalige Umstellung.

Nimm für deinen Betrieb die echten Zahlen: Was hat der letzte Server samt Einrichtung gekostet? Was zahlst du pro Jahr für Wartung? Dem stehen die Abos gegenüber. Für kleine Teams fällt die Rechnung fast immer zugunsten der Cloud aus — vor allem, wenn ohnehin ein neuer Server fällig wäre.

Und wo liegen die Daten?

Eine berechtigte Frage, gerade bei Kundendaten. Microsoft betreibt seit 2019 Rechenzentren in Zürich und Genf. Für Schweizer Kunden liegen die Daten von Exchange, SharePoint, OneDrive und Teams dort. Bei Google Workspace lässt sich in vielen Abos festlegen, dass die Daten in Europa gespeichert werden — eine eigene Schweizer Region gibt es dort nicht.

Für die meisten KMU ist das mehr als ausreichend. In heiklen Branchen — Gesundheit, Recht, Treuhand — lohnt sich ein genauerer Blick in die Verträge.

Fazit

Der Server im Keller hat seinen Dienst getan. Der Umzug in die Cloud macht den Betrieb unabhängiger von Hardware, von einer einzelnen Person und vom Standort — Homeoffice inklusive. Mit Inventur, Aufräumen, Pilot und einem sauberen Stichtag läuft er ohne Unterbruch.

Wenn du wissen willst, was bei euch wohin gehört und was es kostet: Genau das mache ich. Meld dich — wir schauen gemeinsam auf euren Server, und du weisst danach, wie der Umzug aussieht.